Artikelanlage automatisieren
Produktdaten aus Lieferanten-PDF und Excel automatisch anlegen
Lieferantendokumente werden ausgelesen, Produktinformationen strukturiert und für die weitere Verarbeitung in Shopware oder Shopify vorbereitet.
Kostenlose erste Einschätzung · Kein Gespräch und kein Shopzugang erforderlich
Artikelanlage kostet bei jedem Sortimentswechsel Zeit
Bei neuen Kollektionen oder Nachbestellungen wiederholt sich meist derselbe manuelle Ablauf.
Lieferantenkatalog oder Preisliste sichten
PDF-Datenblätter, Kataloge oder uneinheitliche Excel-Listen bei jedem Sortimentswechsel einzeln öffnen.
Artikelnummern und Preise abtippen
Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise aus dem Lieferschein oder Datenblatt manuell erfassen.
Varianten anlegen
Grössen, Farben und weitere Varianten einzeln im Shopsystem anlegen.
Daten kontrollieren
Übertragene Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
Artikel im Shop freigeben
Neue Artikel nach jeder neuen Kollektion einzeln für den Shop bereitstellen.
Vom Lieferschein zum strukturierten Produkt
Minuten statt Stunden
pro neuer Lieferung
Die Darstellung basiert auf einem real entwickelten Ablauf und verwendet vollständig neutralisierte Testdaten.
Welche Produktdaten aus Lieferantendokumenten übernommen werden
Je nach Dokument lassen sich unterschiedlich viele Felder auslesen. Typisch übernehmbar sind:
- Artikelnummer
- Produktname
- Marke/Hersteller
- Farbe
- Grösse
- Variantenmatrix
- Einkaufspreis
- Verkaufspreis
- EAN/GTIN
- Material
- Masse
- technische Attribute
- Verpackungseinheit
Die Zuordnung auf die Felder des jeweiligen Shops – Custom Fields, Kategorien, Steuersätze, Preisregeln – hängt vom individuellen Setup ab und wird im Projekt definiert. Ohne Kenntnis des Shops lässt sie sich nicht raten.
Quick-Win für die Produkterfassung ab CHF 790 / €790
Schweiz: Angebot in CHF · Deutschland & Österreich: Angebot in EUR
Ein festgelegtes Lieferantenformat wird wiederholt verarbeitet. Definierte Produktinformationen werden strukturiert ausgegeben und können im vereinbarten Ablauf produktiv genutzt werden.
- Ein festgelegtes Lieferantenformat
- Definierte Produktfelder
- Wiederverwendbare Verarbeitung
- Strukturierte Ausgabe als CSV, Excel, JSON oder passende Importdatei
- Kontrollierte Tests vor der Freigabe
- Übergabe für den vereinbarten realen Einsatz
- Eine Korrekturrunde
- Kurze Dokumentation
- 14 Tage Stabilisierung
Das konkrete Ausgabeformat (CSV, Excel, JSON oder eine passende Importdatei) wird vor Projektbeginn gemeinsam festgelegt.
Öffnet Ihr E-Mail-Programm. Fügen Sie das anonymisierte Beispieldokument als Anhang hinzu und senden Sie die vorbereitete Nachricht ab. Bitte entfernen Sie vorher Passwörter, Zugangsdaten sowie nicht benötigte Kunden- und Personendaten.
Oder senden Sie das Dokument direkt an kontakt@flinkiq.ch
Sicher starten
Für die erste Einschätzung benötigen wir weder Shopzugang noch API-Schlüssel. Ein anonymisiertes Beispieldokument genügt.
Kein Shopzugang für die Ersteinschätzung
Für die erste Analyse reichen anonymisierte Lieferantendokumente oder Beispieldaten aus.
Nur notwendige Berechtigungen
Wenn später ein Systemzugriff erforderlich ist, werden nach Möglichkeit separate technische Zugänge mit nur den für die Umsetzung benötigten Rechten verwendet.
Erst testen, dann produktiv
Integrationen werden nach Möglichkeit zunächst mit Testdaten oder in einer Staging-/Testumgebung geprüft, bevor produktive Abläufe verändert werden.
Zugangsdaten getrennt vom Code
API-Schlüssel und andere Secrets werden nicht fest im Anwendungscode gespeichert.
Zugänge bleiben unter Ihrer Kontrolle
Separate technische Zugänge können nach Abschluss eines Projekts deaktiviert oder entfernt werden.
Wann flinkIQ passt – und wann nicht
Passt, wenn:
- Lieferanten schicken PDF, Katalogauszüge oder uneinheitliche Excel-Dateien
- viele kleine Lieferanten ohne Datenschnittstelle
- Artikel werden heute von Hand in Shopware oder Shopify angelegt
- Varianten und technische Attribute müssen mit übernommen werden
Passt nicht, wenn:
- der Lieferant eine saubere CSV, XML oder API bereitstellt – dafür gibt es Standardlösungen, die günstiger sind
- es nur um Preis- und Bestandsabgleich bestehender Artikel geht
Für strukturierte Anbindungen oder allgemeine Automatisierung rund um Ihren Shop siehe Shopware-Automatisierung oder Shopify-Automatisierung.
Mögliche Erweiterungen
Die Quick-Win-Automation ist für den vereinbarten Ablauf direkt nutzbar. Folgende Erweiterungen werden bei Bedarf separat definiert:
- Zusätzliche Lieferanten- oder Dokumentformate
- Direkte Shopware- oder Shopify-API-Anbindung
- Eigene Freigabe- oder Verwaltungsoberfläche
- Komplexe Sonderfälle und zusätzliche Prüfregeln
- Hosting, Monitoring und laufende Betreuung
- Weitere Systeme und Schnittstellen
Nach erfolgreicher Umsetzung kann die Lösung um weitere Dokumentformate, eine Freigabeoberfläche und die direkte Shopware- oder Shopify-Anbindung erweitert werden.
In vier Schritten zum geprüften Ergebnis
Beispieldokument senden
Datenfelder und Ergebnis definieren
Quick Win umsetzen und prüfen
Bei Bedarf zur vollständigen Automation erweitern
Häufige Fragen zur Produkterfassung
Welche Dokumente können verarbeitet werden?
Häufig eignen sich PDF- oder Excel-Lieferscheine mit einer erkennbaren Struktur. Im Rahmen der Quick-Win-Automation wird anhand Ihres Beispieldokuments geprüft, ob und wie es sich verarbeiten lässt.
Braucht flinkIQ Zugriff auf meinen Shop?
In der Regel nicht. Es wird zunächst mit Ihrem Beispieldokument gearbeitet, ohne Zugriff auf den produktiven Shop. Eine Shopanbindung ist nur Teil des Umfangs, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
Was ist im Einstiegspreis enthalten?
CHF 790 / €790 deckt ein festgelegtes Dokumentformat, definierte Produktfelder, eine strukturierte Ausgabe sowie eine Korrekturrunde ab. Der genaue Umfang und das konkrete Zielformat werden vor Projektbeginn gemeinsam festgelegt.
Kann die Quick-Win-Automation später direkt mit Shopware oder Shopify verbunden werden?
Ja, das ist eine mögliche Erweiterung nach erfolgreicher Umsetzung. Der weitere Umfang wird separat definiert und zum Fixpreis angeboten.
Wie werden vertrauliche Daten behandelt?
Die Lösung wird zunächst kontrolliert mit abgestimmten oder neutralisierten Beispieldaten geprüft und nach erfolgreicher Abnahme für den vereinbarten realen Einsatz freigegeben. Vertrauliche oder personenbezogene Daten sollten vor der Übermittlung nach Möglichkeit anonymisiert werden.
Kann ich Artikel aus einem Lieferantenkatalog automatisch in Shopware oder Shopify anlegen?
Ja. Wenn eine direkte Shopanbindung Teil des vereinbarten Umfangs ist, können die geprüften Produktdaten anschliessend über die Shopware- oder Shopify-Schnittstelle als Artikel angelegt werden, inklusive Varianten wie Grössen oder Farben. Beim Quick-Win kann das Ergebnis alternativ als strukturierte Importdatei ausgegeben werden.
Was ist der Unterschied zu einem klassischen CSV-Import?
Ein CSV-Import setzt voraus, dass die Daten bereits in einer festen Tabellenstruktur vorliegen. flinkIQ liest stattdessen unstrukturierte Dokumente wie PDF-Kataloge oder uneinheitliche Excel-Dateien aus, bei denen ein einfacher CSV-Import nicht funktioniert.
Funktioniert das auch bei gescannten PDFs?
Das hängt von der Bildqualität und der Struktur des Dokuments ab. Ob und wie gut sich ein gescanntes PDF verarbeiten lässt, wird anhand Ihres Beispieldokuments im Rahmen der kostenlosen Einschätzung geprüft, bevor ein Fixpreis genannt wird.
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Dokumentformat ändert?
Ändert sich das Format spürbar, muss die Auslesevorlage entsprechend angepasst werden. Kleinere Abweichungen werden im Rahmen der 14-tägigen Stabilisierung nach der Übergabe berücksichtigt, grössere Formatwechsel als separate Anpassung.
Senden Sie ein anonymisiertes Beispieldokument
flinkIQ prüft, ob und wie die enthaltenen Produktdaten wiederholt strukturiert verarbeitet werden können. Für die erste Einschätzung sind kein Gespräch und kein Zugriff auf Ihren Shop erforderlich.
Öffnet Ihr E-Mail-Programm. Fügen Sie das anonymisierte Beispieldokument als Anhang hinzu und senden Sie die vorbereitete Nachricht ab. Bitte entfernen Sie vorher Passwörter, Zugangsdaten sowie nicht benötigte Kunden- und Personendaten.
Oder senden Sie das Dokument direkt an kontakt@flinkiq.ch
Sollen aus den Lieferantendaten auch Varianten wie Grössen oder Farben entstehen, lohnt sich ein Blick auf die technischen Hintergründe im jeweiligen Shopsystem.